假设你的数据源位于 F列的 F1:F6 单元格区域
则B设置条件格式为“序列”，来源用公式 =IF($A$1=1,$F$1:$F$3,IF($A$1=2,$F$4:$F$6,))

如何用Excel和Access搭配做数据分析？

一、关于ACCESS数据库

Access是一种关系型数据库，用于存放具有一定逻辑结构的数据，表与表之间存在关联性。但是利用Excel查询统计，除了要熟悉Access的操作，还要掌握SQL语言，它是调用数据/表的一种语言。

关于SQL，这里不多展开，可以去W3school花上两天学习下 SQL 教程 。

以下将以一个实际的分析项目为案例，力求让大家对Access有一个基本了解，从而找到分析大批量数据的思路和方法。

二、数据分析实操

下图是本文进行Access数据分析的原始数据源，原表格在excel里面有7W多行，反正我的x1c操作起来一顿一顿的。这里出于隐私对数据做了一点处理并截取了前十分之一。

基于以上数据，这里想用Access对原始表格进行：

细分客户销售利润分布权重分析了解消费者单笔订单额的消费分布分析各省市销售利润情况（数据地图）分析一：细分客户销售利润分布权重分析

1.数据导入

首先先打开Access，并在表下面导入Excel数据表，这里我用的都是ofice2013版。

之后便会得到类似Excel的展示，此表就是作为元数据表。

2.写SQL建立查询

之后我们开始第一个查询，统计出公司、消费者、小型企业这三个细分客户各自的销售额。

如上图，在“创建”选项卡里新建一个“查询设计”，然后取消显示表，右下角有一个“SQL”按钮，点击进入SQL对话框，输入如下语句：

（SELECT是SQL中的查询函数，这段话的意思就是：从订单表中筛选出每个细分客户的销售额、利润额，并且汇总起来，并计算每个的利润率，利润率这里的一串公式表示数据按照百分位两位数处理）

然后，点击“设计”下的“运行”，得到如下结果：

最后复制到excel里处理美化一下。

这是一个比较简单的查询，在Excel表格中操作的话就是筛选汇总，但是如果你能很顺畅的写出那句SQL的话，运行起来就很是很快。

分析二：消费者单笔订单额的消费分布

为了让大家更好的理解，这里将此分析分成两步。首先我要汇总好每笔订单的销售额，然后按照1000的区间分成11类，并判断每一笔订单是在哪个区间，标记好，命名为“消费者订单明细”

于是，按照分析一的操作，同样新建一个查询，并写下如下SQL：

（这里用到一个函数Switch，它是计算一组表达式列表的值，然后返回与表达式列表中最先为 True 的表达式所相关的 Variant 数值或表达式）

之后我要统计每个区间产生了多少笔订单，各自占据多少比重，来判断消费者的消费水平如何。于是，有新建了一个查询，在“消费者订单明细”表的基础上，并命名为“消费区间分许”

将上述数据贴到Excel里面做了个饼图（如下），是不是一目了然。

因为平均每笔订单的消费额在4417元（消费者订单明细表的数据贴到Excel里面求平均得到），可以发现0~4000元的订单占据77%，低消费者占绝大多数。

分析3：各省市销售额情况（数据地图）

各省市的销售额情况用Excel中的Power Map展示再合适不过了。

先将数据在Access里按照省市汇总。

数据贴到Excel里选中打开Power MAP生成数据地图。

关于数据地图可参照：李启方：怎么在 Excel 上做数据地图？

然后就有了如下效果：

用EXCEL+access配合，这种方案一般是小企业或者部门级的数据管理。常规的做法是用Access作为纯后台数据库去储存数据，前端用EXCEL从Access里面抽取数据来做各种数据分析。这样做的好处是在数据体量不大的场景下，非常灵活。从后端而言，作为轻量级的桌面数据管理方案，Access无疑是最合适的。而前端，再不考虑其它数据分析工具的前提下，Excel强大的数据表格处理能力和易用性基本上可以覆盖80%的业务处理。当然，如果是单纯的数据分析，可能使用Power BI可能更适合一些。

比较高阶的使用办法是，使用power query从Access里面抽取数据，然后进行清洗，然后把数据导入数据模型，接下来，可以对数据模型进行修改，搭建起数据分析模型，然后利用Power pivot做多模型的透视分析。